In unserem letzten Beitrag gaben wir einen Überblick über die wichtigsten Änderungen im Hamburgischen Hochschulgesetz und nahmen einen ersten Ausblick auf die Auswirkungen vor. Wir versprachen, Sie an dieser Stelle zu informieren, wie die Gesetzesänderungen in die Praxis an der Universität Hamburg umgesetzt werden. Basierend auf der Aktualisierung der Dienstanweisung (DA) zum Videokonferenzsystem ZOOM wollen wir dieses Versprechen nun gerne einlösen. Im Folgenden gehen wir kurz auf die Änderungen im Vergleich zur vorherigen ZOOM DA ein und zeigen die wichtigsten Punkte auf, die weiterhin gelten.

Die ZOOM Dienstanweisung adressiert nun auch Online-Prüfungen: Dies basiert auf § 111 des novellierten Hamburgischen Hochschulgesetzes: „Bei der Durchführung von Online-Prüfungen dürfen personenbezogene Daten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch zum Zwecke der Authentifizierung und einer Videoaufsicht verarbeitet werden.“ Diese Regelung wird folgendermaßen im Rahmen der neuen Dienstanweisung adressiert:

Authentifizierung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern bei Online-Prüfungen

Ist bei Online-Prüfungen eine Authentifizierung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern erforderlich, haben sich diese durch Vorzeigen eines amtlichen Lichtbildausweises (z. B. Personalausweis) zu authentifizieren. Bei mehreren zu authentifizierenden Personen hat die Authentifizierung in einem gesonderten Besprechungsraum (Breakout-Raum) einzeln zu erfolgen.

Nur über den Dienst der UHH

ZOOM darf nur unter Verwendung der Zoom-Services der Universität Hamburg genutzt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Kommunikation über Server erfolgt, die im RRZ der UHH betrieben werden, die datenschutzkonform ist und somit die Inhalte vertraulich bleiben. Nutzende müssen die ZOOM-Client-Software auf ihrem Endgerät dazu installieren – eine Teilnahme über einen Webbrowser ist nicht möglich. Diese ist z.B. über das Self Service Portal des RRZ bestellbar, siehe Screenshot.

Titel der Meetings bei Einrichtung

Bei der Einrichtung eines Meetings ist das Thema bzw. der Titel allgemein zu halten (bspw. „ZOOM-Meeting“), da dieses an ZOOM übermittelt wird. Bei der Einladung von Teilnehmenden (bspw. über Outlook) kann das eigentliche Thema des Meetings angegeben werden. Ein datenschutzkonformer Einladungstext wird bei einer Einladung zu einem Meeting automatisch in die Termineinladung übernommen und darf nicht gekürzt oder entfernt werden.

Aufzeichnungen von Lehrveranstaltungen müssen in der Form eines Webinars geschehen

Im Rahmen einer Aufzeichnung dürfen nur Vortragende gefilmt werden. Außerhalb von Lehrveranstaltungen ist die Aufzeichnung nicht erlaubt. Im Rahmen einer Veranstaltungsaufzeichnung gilt außerdem: Teilnehmende in Präsenz müssen darauf hingewiesen werden, dass Beiträge ausschließlich über die Chat- und Q&A-Funktion eingebracht werden dürfen und dafür das Einloggen als Webinar-Teilnehmende über ein mitgebrachtes mobiles Endgerät erforderlich ist. Die Mitnahme eines eigenen mobilen Endgeräts durch die Teilnehmenden hat Vor- und Nachteile. In jedem Fall sind verschiedene technische Fragen zu bedenken und die Antworten vorab klar an die Teilnehmenden zu kommunizieren. Näheres dazu hier. Die aktuelle Dienstanweisung beschreibt, wie ein Webinar anzulegen ist (hier noch einmal als Auszug: Erstellung eines Webinars in ZOOM). Chat und Q&A-Funktion werden nicht aufgezeichnet.

Abschalten der Videofunktion für Teilnehmende

Bei den verwendeten Systemen kann grundsätzlich jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin für sich entscheiden, ob er/sie ein Bild und/oder Ton sendet oder nicht. Dies gilt nicht, wenn der Zweck des Meetings zwingend das Einschalten von Bild und/oder Ton erfordert (bspw. bei Online-Prüfungen, s.o., oder bei Personalauswahlgesprächen).

Klarnamen nicht notwendig

Teilnehmende müssen ihren Klarnamen nicht im Rahmen von Meetings offenbaren und dürfen nicht dazu angehalten werden. Eine Anleitung, wie man den angezeigten Namen verändert, finden Sie hier: Anleitung Umbenennung ZOOM.

 

Was weiterhin gilt

Seitens des Hosts eines ZOOM-Meetings oder eines -Webinars ist der Kreis der Teilnehmenden vorab zu begrenzen. Dies wird erreicht in dem die Person, die das Meeting einrichtet, die Veranstaltung grundsätzlich mit einem Passwortschutz einrichtet. Außerdem darf das Passwort ausschließlich mit der Veranstaltungseinladung versendet werden. Auch sind die Empfänger der Einladung darauf hinzuweisen, dass die Weitergabe der Login-Daten für eine Veranstaltung verboten ist und dass Teilnehmende die Veranstaltung nicht aufzeichnen dürfen.

Die Teilnehmenden können individuell entscheiden, ob sie zu sehen und zu hören sein wollen oder nicht. Die Dienstanweisung empfiehlt hier Folgendes:

„Wenn für das jeweilige Nutzungsszenario keine Notwendigkeit besteht, dass Teilnehmer mit Bild anwesend sind, sollen die Teilnehmer zu Beginn darauf hingewiesen werden, dass die Kamera des eigenen Endgerätes abgeschaltet werden bzw. bleiben kann.“

Grundsätzlich bedeutet dies jedoch auch, dass im Rahmen eines ZOOM-Meetings, welches nicht aufgezeichnet wird, Bild und Ton der Teilnehmenden angeschaltet sein können, wenn die Teilnehmenden dies möchten.

Im Kontext von hybrid-synchronen Veranstaltungen regelt die aktuelle Dienstanweisung explizit den datenschutzrechtlich konformen Umgang mit Teilnehmenden, welche ausschließlich digital an der hybrid-synchronen Veranstaltung teilnehmen. Was jedoch ist mit Teilnehmenden, welche in Präsenz am Veranstaltungsort an der hybrid-synchronen Veranstaltung teilnehmen und die Veranstaltung nicht im Rahmen eines Webinars stattfindet? Das aktualisierte Hamburgische Hochschulgesetz regelt dazu unter § 111 eindeutig: „Für die Durchführung von Online-Lehre dürfen Lehrveranstaltungen mittels Video- und Tonaufnahmen übertragen werden.“  Hier stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Möglichkeit 1: Kamera- und Tontechnik am Veranstaltungsort nehmen ausschließlich die vortragende Person auf. Interaktion kann beispielsweise über den Chat funktionieren. Wenn Teilnehmende in Präsenz ein mobiles Endgerät mitbringen, können auch diese sich am Chat beteiligen, ansonsten wiederholt die lehrende Person Beiträge von Präsenzteilnehmenden laut für den Video-Stream.

Möglichkeit 2: Die lehrende Person weist die in Präsenz Teilnehmenden darauf hin, dass die Veranstaltung gestreamt wird und dass sie implizit ihr Einverständnis geben, gefilmt zu werden, wenn sie aktiv an der Veranstaltung partizipieren. Alternativ dazu kann der technische Aufbau so gewählt werden, dass die Kamera in einem Winkel filmt, so dass es Plätze im Veranstaltungsraum gibt, welche nicht von der Kamera erfasst werden („toter Winkel“). Teilnehmende, die nicht zu sehen sein wollen können dort Platz nehmen.

Eine „Default“-Alternative ist die rein digitale Durchführung der Veranstaltung (welche im Rahmen des Lehrdeputats auch weiterhin mit 100% angerechnet wird).

Hinweise zur technischen Nutzung von ZOOM erhalten Sie hier.

Wir sind sehr an einem Austausch von Erfahrungen und Eindrücken interessiert. Teilen Sie uns gerne mit, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Ihre Individuellen Supportanfragen können Sie jederzeit an die Funktionsmail des eLearning-Büros der WiSo-Fakultät richten. Seien Sie auch gespannt auf Teil 2 unserer Serie zur Planung der Lehre im kommenden Wintersemester, welcher zeitnah hier erscheint.